Odpowiedzialność materialna pracownika ma być zabezpieczeniem interesów pracodawcy, poszkodowanego w wyniku działania pracownika wyrządzającego szkodę w mieniu pracodawcy. Prawo pracy przewiduje szczególne regulacje dotyczące dochodzenia roszczeń od pracownika, zatem ich znajomość jest niezbędna każdemu pracodawcy dla skutecznego dochodzenie naprawienia wyrządzonej mu szkody.
Pracownicza odpowiedzialność materialna ma charakter kompensacyjny – tj. powstaje tylko i wyłącznie w przypadku powstania szkody – oraz powszechny, gdyż znajduje zastosowanie do wszystkich kategorii pracowników. Rzeczona szkoda ma natomiast charakter majątkowy stanowi różnicę miedzy obecnym stanem majątkowym pracodawcy a stanem, jaki istniałby gdyby nie nastąpiło zdarzenie, w skutek którego doszło do powstania szkody. Wobec tego, na szkodę poniesioną przez pracodawcę składają się rzeczywiście poniesione straty (np. koszt naprawy uszkodzonej maszyny) oraz utracone korzyści oczekiwane w przyszłości (np. nieotrzymanie zapłaty za realizację zamówienia).
Jeżeli stwierdzimy powstanie szkody należy zbadać, czy w danej sytuacji są spełnione wszystkie warunki umożliwiające zastosowanie wobec pracownika przepisów o odpowiedzialności materialnej.
Po pierwsze, zdarzeniem wywołującym szkodę musi być niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez pracownika jego obowiązków. Po drugie, pracownik musi ponosić winę za naruszenie swoich obowiązków rozumianą jako niedołożenie należytej staranności. Stopień winy pracownika ma istotne znaczenie przy ustalaniu zakresu jego odpowiedzialności. W przypadku winy nieumyślnej pracownik odpowiada tylko za rzeczywiste straty, a wysokość odszkodowania może osiągnąć maksymalnie trzykrotność wynagrodzenia pracownika z dnia wyrządzenia szkody. W przypadku zaś winy umyślnej pracownik odpowiada w pełnej wysokości zarówno za rzeczywiste straty, jak i utracone korzyści (bez ograniczenia w postaci trzykrotności wynagrodzenia za pracę). Poza tym miarkując wysokość odszkodowania należy wziąć pod uwagę okoliczności sprawy, stopień winy pracownika i jego stosunek do obowiązków pracowniczych. Po trzecie, zawinione niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków przez pracownika musi być bezpośrednią przyczyną szkody powstałej w majątku pracodawcy. Musi zatem zachodzić adekwatny związek przyczynowy między tymi dwoma zdarzeniami.
Wszystkie wyżej wymienione warunki musza zostać spełnione, aby można było dochodzić naprawienia szkody przez pracownika.
Zakres odpowiedzialności materialnej pracownika może ulegać modyfikacjom. Przyczynienie się pracodawcy lub innego pracownika do powstania lub zwiększenia szkody ogranicza odpowiedzialność pracownika; przykładem może być niewłaściwe szkolenie, nieodpowiednia organizacja pracy przez pracodawcę. Pracownik nie odpowiada również za szkodę wynikłą z działania, podjętego w granicach dopuszczalnego ryzyka; na przykład szkoda powstała podczas badań nad nowym lekiem itp. Natomiast w przypadku wyrządzenia szkody przez kilku pracowników, każdy z nich odpowiada za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. W razie braku możliwości ustalenia stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, ponoszą oni odpowiedzialność w częściach równych.
W jaki sposób można dochodzić roszczeń o naprawienie szkody?
Pracodawca może dochodzić naprawienia szkody na drodze ugody z pracownikiem. Wówczas ugoda pozasądowa jest tytułem egzekucyjnym podlegającym wykonaniu w drodze egzekucji sądowej po nadaniu jej przez sąd klauzuli wykonalności. Innym trybem jest dochodzenie naprawienia szkody na drodze sądowej. Wówczas to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia wszystkich przesłanek odpowiedzialności materialnej pracownika. Należy podkreślić, że roszczenie pracodawcy o naprawienie szkody przez pracownika ograniczone jest krótkim terminem przedawnienia – wynosi on 1 rok od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody, ale nie więcej niż 3 lata od dnia, w którym ta szkoda powstała. Inaczej przedawnienie kształtuje się, jeśli szkoda została wyrządzona z winy umyślnej. Wówczas zastosowanie znajdują ogólne zasady Kodeksu cywilnego i roszczenie takie przedawnia się zasadniczo z upływem trzech lat od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o szkodzie i osobie zobowiązanej do jej naprawienia, przy czym termin ten nie może być dłuższy niż dziesięć lat od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie wywołujące szkodę.
Podmiotem decydującym o uruchomieniu mechanizmu dochodzenia naprawienia szkody na podstawie przepisów o odpowiedzialności materialnej pracowników jest oczywiście pracodawca. Jest to jego uprawnienie, a nie obowiązek. To pracodawca decyduje o tym, czy pociągnąć pracownika do odpowiedzialności oraz trybie dochodzenia roszczeń.