Obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez 10 lat od 2019 roku?

W Polsce każdy pracodawca obowiązany jest przechowywać akta osobowe pracownika i zleceniobiorcy przez okres 50 lat. Ministerstwo Rozwoju, okres ten uznało za zbyt długi w stosunku do innych krajów europejskich i wyszło z postulatem zmiany, dzięki której czas ten skrócony zostanie do 10 lat, a koszty związane z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników oraz obowiązkiem przechowywania dokumentacji pracowniczej w specjalnych warunkach będą znacznie zmniejszone.

Z końcem 2017 roku do Sejmu wpłynął rządowy projekt o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, będący odzwierciedleniem międzyresortowego pakietu pod tytułem „100 zmian dla firm”. Ma on na celu poprawienie relacji na linii Państwo-obywatel i usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstw.

Dokumentacja osobowa pracownika

Dokumentacja osobowa pracownika to wszelkie akta osobowe oraz inne dokumenty takie jak: ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy gromadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami wszelka dokumentacja musi być prowadzona w formie papierowej, nawet jeśli pracodawca przechowuje dokumenty w wersji elektronicznej, to powinien zadbać o to, aby przetrzymywać je także tradycyjnie w formie kartoteki.

Obowiązek przechowywania dokumentacji wynika z Kodeksu Pracy – art. 94 pkt 9a i 9b oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych – § 6 ust. 1 i następne. Obecne przepisy Kodeksu Pracy nie wskazują obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji. 50-letni termin przechowywania akt pracownika został określony w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – art. 51u ust. 1 oraz ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – art. 124a ust. 4.

Nowe działania mające na celu skrócenie okresu przechowywania akt

Zgodnie z założeniami projektu ustawy skrócenie powyższego terminu będzie możliwe dzięki zgromadzeniu wszystkich niezbędnych do wyliczenia i przyznania prawa do emerytury lub renty informacji w ZUS poprzez cykliczne przekazywanie ich w imiennych raportach miesięcznych, tzw. ZUS RCA do Zakładu. Dane mają być zapisywane na indywidualnym koncie płatnika i mają dotyczyć głównie zatrudnienia oraz wysokości wypłacanego wynagrodzenia.

Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika po 10 latach

W przypadku ponownego zawarcia stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca nie będzie obowiązany tworzyć nowej dokumentacji, lecz będzie mógł kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt, co wyeliminuje konieczność przedkładania dokumentów i ich powielania. 10-letni okres przechowywania dokumentacji liczony będzie od momentu ustania stosunku pracy, który najpóźniej wygasł lub rozwiązał się.

Dotychczasowe akta – termin przechowywania

Akta osobowe pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku ale przed 1 stycznia 2019 roku będą przechowywane przez okres 50 lat od chwili rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych raportów informacyjnych. W raportach tych znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. W razie braku takiego raportu ze strony pracodawcy, podlegać on będzie aktualnej regulacji i ustawowemu terminowi 50 lat.
Przechowywanie akt w formie elektronicznej

Postęp technologiczny skłonił ustawodawcę do uregulowania kwestii formy, w której będą przechowywane akta pracownicze i dopuszczenie również digitalizacji akt. Dlatego od 2019 roku pracodawca będzie mógł zrezygnować w formy papierowej prowadzenia akt osobowych i prowadzić wyłącznie akta osobowe wyłącznie w formie elektronicznej, jak i w sposób mieszany.

Pracodawca, decydujący się na digitalizację akt, będzie obowiązany do zeskanowania i opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznych dokumentów osobowych oraz płacowych. Szczegółowe warunku przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej zostaną jednak dopiero dookreślone w rozporządzeniu wydanym na podstawie znowelizowanego art. 298[1] Kodeksu Pracy przez ministra właściwego do spraw pracy w porozumieniu z ministrem do spraw cyfryzacji.

Zmiana pierwotnego terminu wejścia w życie ustawy

Podczas prac nad ustawą wskazywano często początek 2018 roku, jako termin wejścia w życie ustawy. Jednak docelowo termin ten przesunięto na 1 stycznia 2019 roku. Aktualnie ustawa została przekazana do Marszałka Senatu i Prezydenta. Kolejne etapy legislacyjne, pokażą, czy wyniknie konieczność kolejnego przesunięcia terminu wejścia w życie ustawy.