Zgodnie z art. 17 k.p. pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Powyższa zasada prawa pracy zawarta jest również w dziale czwartym Kodeksu pracy, w rozdziale I pn. obowiązki pracodawcy, w art. 94 pkt 6 k.p.
Pracownik, w trakcie trwania stosunku pracy może się kształcić, podnosić swoje kwalifikacje i uprawnienia zawodowe w formie szkolnej bądź pozaszkolnej.
Zgodnie z § 2 ust 1 rozporządzenia ministra edukacji i nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych, uzyskiwanie i uzupełnianie przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych odbywa się w następujących pozaszkolnych formach kształcenia:
1) kurs;
2) kurs zawodowy;
3) seminarium;
4) praktyka zawodowa.
Z kolei kształcenie dorosłych w formach szkolnych odbywa się w szkołach podstawowych, ponadpodstawowych i szkołach wyższych, w systemie dziennym, wieczorowym, zaocznym, eksternistycznym, w tym również w formie studiów podyplomowych.
Należy mieć na uwadze, co jest niezmiernie ważne z punktu widzenia sytuacji pracownika, jego praw i obowiązków, iż kształcenie w formach szkolnych jak i pozaszkolnych może się odbywać z inicjatywy pracodawcy, za jego zgodą bądź bez jego inicjatywy i zgody.
W sytuacji, gdy pracownik zdobywa i uzupełnia wiedzę z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, stosuje się przepisy art. 1031–1035 k.p. Na tej podstawie, zgodnie z art. 1031 § 2 pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:
1) urlop szkoleniowy,
2) zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.
§ 3. Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Wysokość urlopu szkoleniowego, jego wymiar, zależny jest od rodzaju egzaminu. Pracownikowi przysługuje 6 dni urlopu w przypadku przystępowania do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego bądź egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. W sytuacji przygotowania pracy dyplomowej oraz przygotowania się i przystąpienia do egzaminu dyplomowego – pracownikowi przysługuje 21 dni w ostatnim roku studiów. Urlop szkoleniowy udziela się pracownikowi w dni, które są dla niego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. (art. 103²k.p.)
Niezależnie od uprawnień przysługujących pracownikowi z tytułu urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, pracodawca może z własnej woli przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. (art. 1033 k.p.).
Pracodawca, w sytuacji wyrażenia zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika, zawiera z nim umowę, tzw. szkoleniową, która określa wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa taka musi być zawarta na piśmie i nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Pracodawca nie ma jednak obowiązku zawarcia z pracownikiem umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. (art. 1034 k.p.)
Z zawarciem umowy szkoleniowej wiążą się dla pracownika nie tylko prawa ale i obowiązki. Pracownik bowiem podnoszący kwalifikacje zawodowe:
1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata,
3) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 943,
4) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 943, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach
– jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. (art. 1035 k.p.)
Zgodnie z art. 1036 k.p. pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych, niż określone w art. 1031 -1035, mogą być przyznane:
1) zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
2) urlop bezpłatny
– w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.
Przepis art. 1036 dotyczy zatem sytuacji, w której pracownik z własnej inicjatywy podjął się podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a pracodawca nie wyraził zgody na udzielanie świadczeń określonych w art. 1031 § 2 (płatne zwolnienie od pracy i płatny urlop szkoleniowy).
Pracownik podejmujący się dokształcania w formie szkolnej bądź pozaszkolnej bez skierowania pracodawcy, nie ma zatem prawa do urlopu szkoleniowego. Może mu zostać udzielony jedynie urlop bezpłatny, który wlicza się do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy oraz zwolnienie z całości bądź części z dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. W sytuacji, gdyby pracodawca odmawiałby bez uzasadnionych powodów udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy lub bezpłatnego urlopu, wówczas zachowanie pracodawcy należałoby oceniać z punktu widzenia art. 8 k.p. i traktować jako nadużycie prawa podmiotowego.