Jakich informacji może domagać się pracodawca od kandydata do pracy lub pracownika

Z reguły w procesie rekrutacji pracodawca dąży do zgromadzenia jak największej liczby danych o kandydacie na pracownika. Wydaje się to racjonalne podejście, bowiem bardziej kompletne informacje z pewnością minimalizują ryzyko pomyłki i pomagają w wyborze osoby najlepiej nadającej się na konkretne stanowisko. Pracodawcy muszą mieć jednak na uwadze dość rygorystyczne przepisy, które wyznaczają katalog danych, jakich można domagać się w procesie naboru.

W pierwszej kolejności należy tutaj przytoczyć art. 51 Konstytucji RP, który stanowi, iż nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. W odniesieniu do stosunków pracowniczych kluczowe znaczenie ma art. 221 § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. imiona rodziców,
  3. datę urodzenia,
  4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  5. wykształcenie,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ponadto, art. 221 § 3 kodeksu pracy wskazuje, że pracodawca może domagać się podania również innych danych, jeżeli taki obowiązek wynika z odrębnych przepisów. Nadmienić przy tym należy, że § 2 omawianego przepisu odnosi się do danych, jakich pracodawca może domagać się od osoby już zatrudnionej.

Aktem, który obok art. 221 kp wyznacza granicę między prywatnością pracownika a prawem pracodawcy do uzyskania informacji o pracowniku, jest rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Akt ten, podobnie jak wspomniany art. 221 kp wymienia, jakie dane o pracowniku może gromadzić pracodawca. Będą to: 1) wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; 2) świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie; 3) dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy; 4) świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby zatrudnionej w celu przygotowania zawodowego; 5) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku; 6) inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o pracę stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. Ponadto, osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Co do zasady udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, jednak pracodawca ma prawo żądać udokumentowania przekazywanych informacji.

Celem wprowadzenia cytowanych regulacji jest ochrona prawa do prywatności kandydata do pracy. Pracodawca mógłby nadużywać swojej dominującej pozycji w celu niczym nieograniczonego gromadzenia informacji o kandydatach do pracy (w tym gromadzenia informacji, które nie mają bezpośredniego związku z ewentualnym zatrudnieniem). Ustawodawca uznał zatem za stosowne, aby uregulować te kwestie i wyznaczyć katalog informacji, których podania mogą domagać się pracodawcy.

O ile wyliczenie zawarte w art. 22 § 1 kodeksu pracy wydaje się być sformułowane w sposób precyzyjny, o tyle treść § 4 budzi wątpliwości. Przede wszystkim nie jest jasne, jakiego rodzaju akty prawne należy rozumieć pod pojęciem „odrębnych przepisów”. Zgodnie z najbardziej restrykcyjnym poglądem należałoby je utożsamiać tylko z normami wynikającymi z ustaw, z kolei pogląd najbardziej liberalny wskazuje, że może chodzić tutaj o ustawy, rozporządzenia oraz specyficzne źródła prawa pracy, takie jak układy zbiorowe i regulaminy wewnętrzne. Pogląd pośredni, który spotyka się z najszerszą akceptacją przedstawicieli doktryny, zakłada, że mowa jest tutaj o przepisach ustaw i rozporządzeń.

W praktyce pracodawcy często domagają się od kandydatów na pracowników przedstawienia tzw. zaświadczenia o niekaralności, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym. Takie żądanie uprawnione jest tylko w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Zastanowić się należy, jakie praktyczne skutki będzie miała odmowa przekazania przez kandydata na pracownika danych wymienionych w art. 22 § 1 kodeksu pracy. Wydaje się uzasadniony pogląd, iż w takiej sytuacji pracodawca będzie mógł odstąpić od negocjacji dotyczących zatrudnienia. Odmiennie będzie przedstawiała się sytuacja, gdy pracodawca będzie żądał innych danych, niż wymienione w tym przepisie. Jeżeli kandydat odmówi ich przekazania, w konsekwencji czego nie zostanie przyjęty do pracy, to możliwe będzie uznanie tego za działanie dyskryminacyjne, co uzasadniałoby dochodzenie przez kandydata odszkodowania za odmowę zawarcia umowy o pracę.

Interesującym zagadnieniem jest podanie przez kandydata na pracownika fałszywych informacji. Jeżeli kłamstwo dotyczyłoby danych wymienionych w art. 22 § 1 kodeksu pracy, to uzasadnione byłoby uchylenie się przez pracodawcę od skutków prawnych oświadczenia woli co do zawarcia umowy o pracę, jako złożonego pod wpływem błędu (o ile fałszywa informacja byłaby istotna i w sposób decydujący przyczyniła się do zawarcia umowy o pracę). Wydaje się również, że wyjście na jaw kłamstwa pracownika może uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę. Co jednak, jeśli kandydat skłamie co do innych okoliczności, niż wymienione w przepisie? Przekazanie pracodawcy nieprawdziwych informacji w tym zakresie może być traktowane jako uprawnione działanie jednostki zmierzające do ochrony jej prywatności (obrona konieczna), z czego należy wnioskować, że w takiej sytuacji pracodawca nie będzie mógł zaniechać zawarcia lub wypowiedzieć już zawartej umowy.

Teoretycznie art. 221 kodeksu pracy nie wyklucza dobrowolnego przekazywania przez kandydata na pracownika dalszych, nie wymienionych w nim informacji. Jeżeli inicjatywa w tym zakresie wyjdzie ze strony kandydata, to dopuszcza się, że pracodawca jest uprawniony do przyjęcia również takich dalszych danych. Inaczej sytuacja przedstawia się jednak, gdy pozyskanie takich danych następuje z inicjatywy pracodawcy. Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny, „wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli”. Kwestia ta jest jednak kontrowersyjna i w doktrynie spotyka się również odmienne głosy, zgodnie z którymi zgoda kandydata jest przesłanką umożliwiającą przyjęcie takich danych przez pracodawcę.

Opisane powyżej regulacje prawne są bardzo istotne z punktu widzenia zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Ich celem jest ochrona prywatności pracownika, a zatem ich naruszenie może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy wynikającą z przepisów o ochronie dóbr osobistych, jak również z unormowań dotyczących zakazu dyskryminacji w pracy. Ponadto, pracodawca powinien mieć na uwadze, że w odniesieniu do informacji przekazywanych przez kandydatów do pracy traktowany jest jak administrator danych osobowych, co również wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymogów.