Ustalenie w sposób prawidłowy okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy jest niezbędne dla należytego wypełnienia protokołu powypadkowego. Procedura ta jest opisana szczegółowo w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. (Dz.U. 2009 nr 105 poz. 870), nakłada na pracodawcę obowiązek zabezpieczenia miejsca wypadku i powołania zespołu powypadkowego, który ma za zadanie zbadać okoliczności zdarzenia.

Niewątpliwie pierwszą czynnością, którą musi podjąć pracodawca niezwłocznie po otrzymaniu informacji o wypadku, a jeszcze przed rozpoczęciem ustalania okoliczności i przyczyn wypadku, jest zabezpieczenie miejsca zdarzenia. Wymogi dla prawidłowego zabezpieczenia miejsca zdarzenia wskazane są w § 3 ust. 1 przytaczanego już Rozporządzenia. Zgodnie z jego treścią zabezpieczenie ma nie tylko uniemożliwić dopuszczenie do miejsca wypadku osób niepowołanych, ale także wykluczyć uruchamianie  bez koniecznej potrzeby maszyn i innych urządzeń technicznych, które zostały wstrzymane w związku z wypadkiem. Zabezpieczenie powinno uchronić maszyny, urządzenia techniczne oraz inne przedmioty, które spowodowały wypadek lub pozwalają odtworzyć jego okoliczności przed dokonywaniem zmian w ich położeniu. Takie środki ostrożności muszą zostać utrzymane co do zasady aż do czasu ustalenia okoliczności i  przyczyn wypadku.

Kolejnym krokiem pracodawcy powinno być powołanie zespołu powypadkowego. W  klasycznym przypadku w skład takiego zespołu wchodzić powinien: pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz społeczny inspektor pracy. Jeśli jednak pracodawca zatrudnia do 100 pracowników, a właściwy inspektor pracy nie nakazał mu utworzenia służby bhp, w skład zespołu powypadkowego zamiast pracownika służby bezpieczeństwa i higieny pracy wchodzą osoby wskazane w § 5 ust. 1 Rozporządzenia.  Zgodnie z jego treścią  będzie to  pracodawca lub pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu pracodawca powierzył wykonywanie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy, albo specjalista spoza zakładu pracy. Natomiast u pracodawcy, u którego nie działa społeczna inspekcja pracy, w skład zespołu powypadkowego zamiast społecznego inspektora pracy, jako członek zespołu, wchodzi przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnie z przepisami dotyczącymi szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jeśli jednak pracodawca nie jest w stanie spełnić omówionego wyżej obowiązku dotyczącego składu zespołu powypadkowego ze względu na małą liczbę zatrudnionych pracowników, okoliczności i przyczyny wypadku ustala zespół powypadkowy złożony z pracodawcy oraz specjalisty spoza zakładu pracy.

Dopiero zabezpieczenie miejsca wypadku i powołanie komisji pozwalają przystąpić do właściwych czynności, które będą mieć na celu ustalenie okoliczności i przyczyn zdarzenia. Rozwiązanie takie wydaje się mieć silne uzasadnienie praktycznie – nie wydaje się bowiem, aby zbieranie materiałów i dokumentów dotyczących danej sprawy miało odbywać się na etapie zabezpieczenia miejsca wypadku. Ingerencja członków zespołu powypadkowego w ustawienie czy pracę maszyn lub innych urządzeń technicznych jest bowiem niedopuszczalna. Taka możliwość mogłaby bowiem doprowadzić do przekłamania w ustaleniach rzeczywistych przyczyn wypadku.