Do 30 września pracodawcy muszą zasilić drugą wpłatą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs). Żądanie wpłaty kwot nieprzekazanych w terminie przez pracodawcę nie przedawnia się, a związek zawodowy może domagać się należnych środków na fundusz w dowolnym czasie. Powstaje zatem pytanie, jakie konsekwencje grożą pracodawcy, który nie przekaże środków pieniężnych w odpowiednim czasie i kto może wystąpić do sądu z wnioskiem o przelanie zaległych środków?
Do kiedy należy zasilić zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?
Zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 800; dalej: ustawa) fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego. Odpis ten naliczany jest procentowo w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych i może być odpowiednio zwiększony (art. 5 ustawy). Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu do 30 września danego roku.
Należy jednak pamiętać, że do 31 maja tego samego roku należy przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów (art. 6 ust. 2 ustawy, który nie dotyczy zatrudniających mniej niż 20 osób). Przy terminie przekazania środków na rachunek funduszu ustawodawca nie przewidział żadnych wyjątków. Jeśli więc pracodawca musi tworzyć zfśs, powinien respektować przewidziane w ustawie terminy, nawet jeżeli zmieni się jego sytuacja ekonomiczna.
Uprawnienia związków zawodowych i przedstawiciela pracowników w odniesieniu do zfśs
W sprawach związanych z tworzeniem i wykorzystaniem zfśs ustawodawca przyznał wiele uprawnień:
- związkom zawodowym,
- przedstawicielowi pracowników wybranemu przez załogę do reprezentowania jej interesów w zakładach, w których nie działają związki zawodowe, przy czym ustawa nie precyzuje, na jakich zasadach ma się odbyć wybór takiego przedstawiciela, pozostawiając to decyzji każdego zakładu.
Wyżej wspomniane uprawnienia polegają przede wszystkim na obowiązku uzgodnienia treści regulaminu zfśs ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników. Ustalenia są także konieczne do określenia zasad wykorzystania funduszu, w tym podziału środków na określone cele oraz przyznawania pracownikom świadczeń z tego funduszu. Związek zawodowy oraz przedstawiciel pracowników podejmują również decyzje o rezygnacji z tworzenia funduszu lub zmianie wysokości odpisu.
Różnicą między uprawnieniami przedstawiciela pracowników a związków zawodowych jest przyznanie im prawa wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z ustawą lub o przekazanie należnych środków na fundusz (art. 8 ust. 3 ustawy). Do wytoczenia takiego powództwa uprawniony jest wyłącznie związek zawodowy, a żądanie przekazania pieniędzy na zfśs zaktualizuje się zarówno wtedy, kiedy pracodawca zaniży wysokość przelewanych pieniędzy, jak i wtedy, kiedy w ogóle ich nie przekaże.
Należy podkreślić, że ustawodawca nie upoważnił przedstawiciela pracowników do wystąpienia do sądu pracy z powyższymi roszczeniami, a dochodzenie na drodze sądowej przekazania środków na konto funduszu przez całą załogę jest niemożliwe, gdyż nie ma ona zdolności sądowej ani organów, które by ją reprezentowały w postępowaniu sądowym.
Roszczenia o wpłaty na zfsś nie przedawniają się
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2012 r. (III PK 66/11) za opóźnienie w przekazaniu równowartości odpisów i zwiększeń na rachunek bankowy zfśs nie przysługują odsetki. W uproszczeniu, zdaniem SN zobowiązanie pracodawcy do przekazania pieniędzy na rachunek funduszu nie jest stosunkiem zobowiązaniowym w rozumieniu prawa cywilnego. Nie można więc do niego stosować przepisów kodeksu cywilnego o zobowiązaniach, a sama ustawa o zfśs nie przewiduje w takiej sytuacji odsetek.
Z tego wynika również fakt, że żądanie przez związek zawodowy wpłaty wymagalnych kwot nieprzekazanych w terminie przez pracodawcę na rachunek bankowy funduszu nie przedawnia się. Oznacza to, że z powództwem przewidzianym w art. 8 ust. 3 ustawy związek może wystąpić nawet po wielu latach. Warto jednak pamiętać, że do tego wyroku SN pojawiły się także głosy krytyczne.
Dla kogo kara za spóźnienie
Zgodnie z art. 12a ust. 1 ustawy ten, kto będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym (w imieniu pracodawcy) za wykonywanie jej przepisów, nie wykonuje ich, albo podejmuje niezgodne z nimi działania, podlega karze grzywny. Oznacza to, że za naruszenie przepisów ustawy o zfśs odpowiedzialny może być zarówno pracodawca, jak i osoba, którą upoważnił do wykonywania nałożonych przez ustawę obowiązków w jego imieniu. Grzywna może spotkać np. dyrektora personalnego, jeśli pracodawca wyznaczył tę osobę i zobowiązał do dokonania czynności związanych z tworzeniem funduszu.
W sprawach tych orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym kodeksem postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 12a ust. 2). Za wykroczenia wymierza się grzywnę od 20 do 5 tys. zł, chyba że ustawa stanowi inaczej (art. 24 § 1 kodeksu wykroczeń).