ZUS w oparciu o dokumentację pracowniczą samodzielnie podejmuje decyzję w przedmiocie ustalenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze uprawniającą do wcześniejszego przejścia na emeryturę. W tej sytuacji, dokumenty wystawione przez pracodawcę nie mają przeważającego znaczenia (Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 12sierpnia 2014 roku (III AUa 2207/13) .
Ubezpieczony od 1979 był zatrudniony w Spółdzielni Mieszkaniowej. W listopadzie 2012 roku i w styczniu 2013 roku Spółdzielnia wystawiła wnioskodawcy świadectwo wykonywania pracy w szczególnych warunkach, w którym zaświadczyła, że w okresie zatrudnienia od 2 maja 1979 r. do 31 grudnia 1998 r. wnioskodawca stale i w pełnym wymiarze czasu pracy wykonywał prace pn. „kontrola międzyoperacyjna, kontrola jakości produkcji i usług oraz dozór inżynieryjno-techniczny prac nie zautomatyzowanych palaczy kotłów wodnych typu przemysłowego” na stanowisku mistrza i zastępcy kierownika działu gospodarki zasobami mieszkaniowymi.
Mimo wystawienia przez pracodawcę pracownikowi świadectwa pracy w szczególnych warunkach, ZUS odmówił prawa do emerytury wobec nie udowodnienia 15 lat pracy w warunkach szczególnych. Odwołanie od decyzji wniósł wnioskodawca. Sąd Okręgowy podzielił jednak stanowisko organu rentowego. Wskazał, że świadectwo pracy w warunkach szczególnych wydane pracownikowi przez pracodawcę stanowi jedynie domniemanie i podstawę do przyjęcia, iż okres pracy w nim podany jest okresem pracy w warunkach szczególnych. Samo jednakże posiadanie świadectwa pracy potwierdzającego wykonywanie zatrudnienia w warunkach szczególnych organu rentowego nie wiąże i nie przesądza automatycznie o przyznaniu świadczenia emerytalnego na podstawie art. 32 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Wnioskodawca nie zgodził się z takim stanowiskiem Sądu i wniósł apelację od powyższego wyroku.
Sąd Apelacyjny uznał jednakże, że rozstrzygnięcie Sądu I instancji odpowiada prawu. W ocenie Sądu II instancji, nawet jeżeli pracodawca uznał pracę na danym stanowisku za pracę w szczególnych warunkach, taki pracownik może nie otrzymać wcześniejszej emerytury. ZUS odmówi jej bowiem, gdyby praca nie była wykonywana stale i w pełnym wymiarze czasu pracy. Sąd Apelacyjny podniósł, ze praca w szczególnych warunkach to praca wykonywana stale (codziennie) i w pełnym wymiarze czasu pracy (przez 8 godzin dziennie, jeżeli pracownika obowiązuje taki wymiar czasu pracy) w warunkach pozwalających na uznanie jej za jeden z rodzajów pracy wymienionych w wykazie stanowiącym załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
W niniejszej sprawie bezsprzecznie ustalono, że ubezpieczony pracował we wskazanym wyżej okresie w warunkach szczególnych, ale tylko co najwyżej po 8 miesięcy w każdym roku. Przez pozostałe 4 miesiące w roku, wnioskodawca nie pracował w warunkach szczególnych z uwagi na charakter pracy, tj. w sezonie niegrzewczym nie wykonywał stale i w pełnym wymiarze czasu pracy prac w warunkach szczególnych wskazanych w tym świadectwie. Stąd wystawienie przez pracodawcę świadectwa pracy we wskazanym okresie było nieuzasadnione.
W ocenie Sądu Apelacyjnego, świadectwo wykonywania prac w szczególnych warunkach nie stanowi dokumentu urzędowego w rozumieniu art. 244 § 1 i 2 k.p.c., gdyż podmiot wydający to świadectwo nie jest organem państwowym ani organem wykonującym zadania z zakresu administracji państwowej. Świadectwo to traktuje się w postępowaniu sądowym jako dokument prywatny w rozumieniu art. 245 k.p.c., który stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Tym samym treść świadectwa wykonywania prac w szczególnych warunkach podlega weryfikacji zarówno w toku postępowania administracyjnego przed organem rentowym, jak i w toku postępowania sądowego przed sądami ubezpieczeń społecznych.
W niniejszym wyroku Sąd Apelacyjny przesądził, iż samo wystawienie pracownikowi świadectwa pracy nie przesądza o zaliczeniu/ bądź nie określonych czynności, jako prac wykonywanych w szczególnych warunkach.
Zatem nawet gdyby pracodawca chciał „iść na rękę” pracownikowi i wystawiłby mu świadectwo pracy w szczególnych warunkach – to do przyznania wcześniejszej emerytury jest i tak daleka droga. ZUS bowiem – w oparciu o dokumentację pracowniczą samodzielnie podejmuje decyzję w zakresie ustalenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze uprawniającą do wcześniejszego przejścia na emeryturę. Z drugiej strony – w przypadku odmowy wydania przez pracodawcę świadectwa pracy w szczególnych warunkach – pracownik ma także prawo do ustalenia na drodze postępowania sądowego, np. poprzez zeznania świadków czy dokumenty, że w latach objętych wnioskiem pracował w szczególnych warunkach na stanowisku kwalifikującym się do zaliczenia pracy w szczególnych warunkach, w okresie wymaganym przez przepisy prawa. O uznaniu bowiem danego zatrudnienia za pracę w szczególnych warunkach nie decyduje treść dokumentów, które wystawi bądź nie pracodawca, ani również nazwa stanowiska pracy, lecz jedynie charakter faktycznie wykonywanych czynności, które samodzielnie ocenia organ rentowy.
Co istotne, pracami w szczególnych warunkach nie są wszelkie prace wykonywane w narażeniu na kontakt z niekorzystnymi dla zdrowia pracownika czynnikami, lecz jedynie takie, które zostały rodzajowo wymienione we w/w rozporządzeniu. (tak: Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 1 czerwca 2010 roku, II UK 21/10). Nadto, wykonywanie pracy w szczególnych warunkach stale i w pełnym wymiarze czasu pracy obowiązującym na danym stanowisku pracy oznacza, że pracownik nie ma powierzonych innych obowiązków niż te, które dotyczą pracy w szczególnych warunkach. Nie wystarczy zatem, że pracownik jedynie przebywa w spornym okresie w szkodliwym dla zdrowia środowisku pracy.