Kontrola ZUS

Przedsiębiorcy otrzymując zawiadomienie o planowanej kontroli ZUS, często zastanawiają się, co może być przedmiotem zainteresowania inspektorów i w jaki sposób przygotować się do ich wizyty. Dlatego też warto pochylić się na moment nad kwestią praw i obowiązków inspektora ZUS oraz przedsiębiorcy, a także przebiegiem tego typu kontroli.

Zakres kontroli ZUS

Kontrolę przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dotyczy ona wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek i może obejmować w szczególności:

  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

ZUS poinformuje o terminie kontroli

Co do zasady ZUS informuje przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Zawiadomienie inspektor kontroli doręcza płatnikowi składek lub osobie przez niego upoważnionej. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Możliwe jest natomiast wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jednak wyłącznie na wniosek płatnika składek. Nie jest natomiast możliwe wszczęcie kontroli po upływie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Upływ tego terminu powoduje, że organ musi ponownie poinformować o planowanej kontroli. Możliwe jest również wszczęcie kontroli bez uprzedniego zawiadomienia. Stanie się tak przykładowo, gdy:

  • przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
  • płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności;
  • doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Rozpoczęcie kontroli ZUS

Kontrolę wszczyna inspektor kontroli Zakładu, po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu płatnikowi składek upoważnienia do jej przeprowadzenia. W przypadku nieobecności płatnika, kontrolę wszczyna się po okazaniu wyżej wymienionych dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania płatnika składek. W braku zarówno płatnika, jak i osoby upoważnionej do jego reprezentowania, kontrola nie odbędzie się.

Miejsce prowadzenia kontroli

Czynności kontrolne zasadniczo prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. ZUS może także przeprowadzić kontrolę w siedzibie Zakładu, za zgodą kontrolowanego, lub nawet bez jego zgody (przykładowo w sytuacji, gdy wyznaczone przez płatnika składek pomieszczenie nie spełnia warunków technicznych określonych przepisami). Ponadto, sam kontrolowany także może wystąpić o kontrolę w siedzibie ZUS, jeżeli może to usprawnić jej prowadzenie.

Czas trwania kontroli

Zasadniczo czas trwania wszystkich kontroli (nie tylko tych przeprowadzanych przez Zakład) u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

  • w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
  • w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
  • w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
  • w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Od tej reguły istnieją jednak wyjątki. Ograniczeń dotyczących czasu kontroli nie stosuje się chociażby w przypadku, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla:

  • przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia,
  • przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub
  • wykroczenia skarbowego lub
  • zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

W niektórych przypadkach kontrola może być także przedłużana. Do czasu trwania kontroli, pod pewnymi warunkami, nie wlicza się także okresu przerw.

Prawa i obowiązki w toku kontroli

W toku kontroli inspektorowi kontroli Zakładu przysługuje szereg uprawnień. Inspektor ma między innymi prawo:

  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
  • zabezpieczać zebrane dowody;
  • żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
  • legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  • przesłuchiwać świadków;
  • przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Obowiązki kontrolowanego płatnika

Uprawnieniom inspektora kontroli towarzyszą także pewne obowiązki, jakie ustawa nakłada na kontrolowanych płatników składek. Płatnicy ci są zobowiązani, nieodpłatnie:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
  • udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
  • udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
  • przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Uprawnienia przedsiębiorcy

Najważniejszym uprawnieniem przysługującym kontrolowanemu przez Zakład jest prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Co do zasady kontrolowany płatnik powinien być także zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin w taki sposób, który umożliwi mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu.

Sprzeciw wobec uchybień podczas kontroli przez ZUS

Płatnik składek lub osoba upoważniona do jego reprezentowania może złożyć sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez inspektora kontroli Zakładu czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów. Ważna jest przy tym forma sprzeciwu, który powinien zostać złożony na piśmie w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli. W piśmie należy wskazać uzasadnienie sprzeciwu. W terminie kolejnych 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu organ kontroli rozpatruje go i wydaje postanowienie o odstąpieniu czynności kontrolnych bądź o ich kontynuowaniu. Samo wniesienie sprzeciwu powoduje natomiast wstrzymanie czynności kontrolnych prowadzonych przez Zakład.

Na postanowienie wydane po rozpoznaniu sprzeciwu przedsiębiorcy przysługuje zażalenie. Należy je wnieść w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. Zażalenie rozpoznawane jest nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia. Brak decyzji Zakładu w zakresie rozpoznania sprzeciwu bądź zażalenia w ustawowym terminie jest równoznaczny z wydaniem przez Zakład postanowienia uznającego słuszność wniesionego zastrzeżenia.

Odwołanie od protokołu kontroli

Płatnikowi składek przysługuje także uprawnienie do wniesienia środka odwoławczego od protokołu kontroli. Kontrolowany ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe, a inspektor kontroli Zakładu ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne.