Zgodnie z regulacjami zawartymi w Kodeksie pracy – po stronie pracodawcy spoczywa obowiązek sporządzania rozkładu czasu pracy bez względu na stanowisko, na jakim znajduje się pracownik. Jest on ważnym elementem organizacji pracy, który określa godziny pracy pracowników w ciągu doby, tygodnia, miesiąca oraz okresu rozliczeniowego.

Kogo dotyczy obowiązek?

Nie każdy pracodawca jest jednak zobowiązany do przedstawienia pracownikom takiego harmonogramu, potocznie nazywanego grafikiem. Obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy przepisy prawa, zakładowe regulacje (np. regulamin pracy) czy chociażby umowa o pracę – pozwalają określić dni i godziny pracy pracownika w sposób jednoznaczny. Ponadto, pracodawca nie jest zobowiązany do sporządzania grafiku, gdy pracownik świadczy pracę w zadaniowym systemie czasu pracy, bądź gdy wystąpił do swojego pracodawcy z wnioskiem o stosowanie w stosunku do niego tzw. ruchomego czasu pracy czy w stosunku do pracownika stosowany jest indywidualny rozkład czasu pracy.

Co powinien zawierać grafik?

Jeśli jednak stosunek pracy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem nie spełnia powyższych warunków, pracodawca jest zobowiązany do przedstawienia każdemu pracownikowi harmonogramu jego pracy. Ustawodawca określił szczególne warunki, jakie musi spełniać sporządzony przez pracodawcę grafik, pozostawiając przy tym pewną swobodę co do jego formy. Może on być bowiem sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Nie ma przeciwwskazań, aby grafik był przedstawiony pracownikom w zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy sposób, np. wywieszany na tablicy ogłoszeniowej znajdującej się na terenie zakładu. Coraz częstszym rozwiązaniem stosowanym przez pracodawców w miejscach, w których świadczy się pracę w nieregularnych godzinach, jest sporządzanie dodatkowych grafików online. Dzięki takiemu rozwiązaniu, pracownicy mają dostęp do grafiku nie tylko w zakładzie pracy, ale również w każdym innym miejscu, które posiada dostęp do Internetu.

Grafik na tydzień przed początkiem okresu obowiązywania

Rozkład czasu pracy można sporządzić na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, jednak okres ten musi obejmować co najmniej 1 miesiąc. Pracodawcy muszą jednak pamiętać, iż są zobowiązani do takiego przedstawienia pracownikom harmonogramu pracy, aby każdy z pracowników miał możliwość zapoznania się z nim, co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który harmonogram został sporządzony.

Co do samego uregulowania czasu pracy pracownika należy wspomnieć, iż grafik powinien uwzględniać obowiązujące pracownika normy czasu pracy, przyjęty system czasu pracy, wymiar okresu rozliczeniowego, a także obligatoryjne okresy odpoczynku pracownika. Ustalając system czasu pracy, warto pamiętać, że każdy dzień powszedni w danym tygodniu od poniedziałku do soboty jest traktowany jednakowo, a praca w niedziele i święta co do zasady jest niedopuszczalna. Ponadto, każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy pracownika o 8 godzin. Pięciodniowy tydzień pracy może przybrać różne formy: praca może być świadczona w dniach od poniedziałku do piątku; w dniach od wtorku do soboty; czy też w dniach od poniedziałku do wtorku, a następnie od czwartku do soboty.

Zmiana grafiku rozkładu czasu pracy

Problematyczną kwestią jest zmiana rozkładu pracy podanego już do wiadomości pracowników. Przepisy prawa pracy nie precyzują i w zasadzie nie przewidują trybu dokonywania zmian w harmonogramie. Zgodnie ze stanowiskiem przedstawianym w doktrynie, należy przyjąć, że czasami zmiany rozkładu są dopuszczalne, nie mogą jednak być dokonywane dowolnie. W wyjątkowych sytuacjach mogą być konieczne z uwagi na przyczyny losowe, w tym nieplanowane nieobecności w pracy innych pracowników. W doktrynie przyjmuje się, że okoliczności uzasadniające zmianę rozkładu czasu pracy i tryb takiej zmiany powinny zostać określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu.

Naruszenie obowiązku

Warto nadmienić, że wobec pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu (np. kierownika zakładu pracy), którzy nie stosują się do ustalonego rozkładu czasu pracy, Inspekcja Pracy może wymierzyć sankcję karno-administracyjną w postaci grzywny w wysokości od 1.000,00 zł do 30.000,00 zł. Co więcej, w sytuacji, gdy pracodawca złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy, sprawa może zostać skierowana również na drogę sądową – wówczas taki pracodawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.