W przypadku rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Pewne wyjątki dopuszczone są tylko w sytuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy.
Wydanie świadectwa pracy winno nastąpić niezwłocznie i nie może być uzależnione od rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Zwrot „niezwłocznie” należy rozumieć jako wydanie w dniu rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy o pracę. Pracodawca może również, po przedstawieniu stosownego pisemnego upoważnienia – wydać świadectwo pracy osobie przez pracownika upoważnionej. Z kolei w sytuacji, kiedy nie ma możliwości wydania świadectwa pracy osobiście pracownikowi bądź osobie przez niego upoważnionej, wówczas pracodawca ma obowiązek w ciągu 7 dni od rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy, przesłać pracownikowi świadectwo pracy.
W świadectwie pracy pracodawca obowiązany jest podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także musi wskazać inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. (art. 97 § 2 k.p.)
W sytuacji, gdy w świadectwie pracy są błędy, gdy pracownik nie zgadza się z informacjami w nim zawartymi bądź brak jest informacji o których mowa w art. 97 § 2 k.p., wtedy pracownik powinien wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia jego wniosku, w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia go o odmowie sprostowania świadectwa pracy, pracownik ma prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do Sądu Pracy.
Natomiast, kiedy pracodawca wyrządza pracownikowi szkodę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody. Odszkodowanie przysługuje wówczas w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej jednak niż 6 tygodni. Do obliczenia odszkodowania stosuje się w takim wypadku zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Ponadto, co godne zaakcentowania, „pracownik może na podstawie art. 471 k.c. w związku z art. 300 k.p. dochodzić od pracodawcy naprawienia szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 § 1 i 2 k.p.) innej niż utrata zarobków w związku z pozostawaniem bez pracy”. (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 października 2004 r., II PK 36/04)