Delegacją jest wykonywanie na polecenie pracodawcy określonego zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zakładu pracy bądź stałe miejsce pracy pracownika.
Ustalenie czy dany wyjazd można traktować jako podróż służbową należy rozpatrywać pod kątem zapisów w umowie o pracę, dotyczących miejsca wykonywania pracy. Można się bowiem zetknąć z sytuacjami, że miejscem pracy jest określony obszar geograficzny- trudno wtedy mówić o jakiejkolwiek podróży i przysługujących z tego tytułu dietach. Zasady regulacji należności z tytułu podróży służbowych możemy już w tym miejscu podzielić ze względu na to, u jakiego rodzaju pracodawcy zatrudniony jest pracownik.
Pracownicy zatrudnieni w państwowych lub samorządowych jednostkach budżetowych podlegają przepisom zawartym w rozporządzeniu MPiPS z 19 grudnia 2002 r., które szczegółowo określa wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowych.
Pracownicy zatrudnieni u innych pracodawców podlegają osobnym regułom – powyższe warunki powinny być określone w regulaminach wynagradzania lub w układach zbiorowych pracy. Pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 20 pracowników (a więc ci niemający obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania) oraz niezwiązani układami zbiorowymi powinni ustalić warunki wypłacania należności za delegację w umowach o pracę. Warto zaznaczyć, że postanowienia umowne nie mogą być mniej korzystne od reguł ustalonych w rozporządzeniu z MPiPS. Pracownik może odbyć podróż służbową tylko na polecenie pracodawcy, w którym określone są istotne informacje, dotyczące samego wyjazdu jak i jego celu.
Zwrot kosztów podróży obejmuje dietę, dojazdy i ewentualne noclegi. Dieta przeznaczona jest na wyżywienie plus drobne wydatki i wynosi 23 złote za każdą pełną dobę w delegacji. Stawka ta dotyczy jednak pracowników zatrudnionych u pracodawców państwowych i samorządowych, a także u pracodawców, którzy nie ustalili stawek w wewnętrznym regulaminie. Dodatkowo obowiązuje dieta za niepełny wymiar dobowy, która obliczana jest w następujący sposób: za przedział od 8 do 12 godzin w podróży służbowej należy się pracownikowi ½ diety dobowej; powyżej 12 godzin w delegacji przysługuje dieta w pełnym wymiarze (24-godzinnym). Powyższy sposób obliczenia diety może również ulec stosownej modyfikacji ze względu na ogólny czas, w jakim pracownik przebywa na wyjeździe. Jeśli dłużej niż dobę przysługuje mu dieta za każde 24 godziny w podróży, a także za każdą niepełną dobę: do 8 godzin dieta wynosi ½ diety dobowej; natomiast powyżej 8 godzin należy się pracownikowi zwrot kosztów w postaci pełnej diety. Warto nadmienić, że koszty wyżywienia mogą być uregulowane tylko w postaci diety. Rozporządzenie MPiPS wyraźnie wskazuje na rozróżnienie diety i pozostałych kosztów. Za przykład może tu posłużyć §7ust. 2, według którego: „Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety”.
Pracodawca ma prawo wybrać środek lokomocji, jakim będzie podróżował jego pracownik w ramach podróży służbowej, oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie żeby to pracownik zaproponował preferowany sposób dojazdu w miejsce docelowe. Za zgodą pracodawcy można odbyć podróż służbową za pomocą prywatnego pojazdu. Wtedy przysługuje zwrot kosztów na podstawie iloczynu przejechanych kilometrów przez określoną stawkę za jeden kilometr przebiegu. Pracodawca generalnie może sam ustalić tę stawkę z zastrzeżeniem, że nie może być wyższa niż: 0,5214 zł- samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³; 0,8358 zł- samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³; 0,2302 zł- motocykl; 0,1382zł- motorower. W przypadku, gdy pracownik jest zmuszony do przejazdów środkami komunikacji miejskiej, przysługuje mu ryczałt w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę. Za noclegi pracownik otrzymuje zwrot kosztów po przedłożeniu pracodawcy stosownych rachunków. Jak już wcześniej wspomniano w ramach przykładu- pracownik, który nie przedłożył odpowiednich rachunków bądź nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu ma prawo do ryczałtu w wysokości 150% wartości diety (obecnie jest to kwota 34,50 zł).
Jeśli pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania (stałego lub czasowego) – ryczałt ten w ogóle nie przysługuje.
Delegację krajową należy rozliczyć w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Do rozliczenia poniesionych wydatków niezbędne są oczywiście odpowiednie dokumenty takie jak: faktury VAT, bilety itp. Należy również pamiętać, że w przypadku braku możliwości otrzymania rachunku pracownik ma możliwość złożenia odpowiedniego oświadczenia. Żeby oświadczenie pracownika mogło być uznane za dowód księgowy, musi z kolei spełniać warunki zawarte w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.