Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) nie są niczym nowym – wprowadzono je już w 2016 r. Dotychczas korzystanie z nich zarówno przez lekarzy, jak i przez płatników było oparte na zasadzie dobrowolności, a tradycyjne druki L4 cały czas stanowią dominującą formę wystawiania zwolnień. Już jednak z dniem 1 lipca 2018 r. znika możliwość wystawiania zwolnień w postaci papierowej i jakkolwiek w określonych sytuacjach w dalszym ciągu pracownik będzie zmuszony dostarczać pracodawcy wydruk zwolnienia. Wydruk ten stanowić będzie wyłącznie potwierdzenie zamieszczenia w systemie informatycznym informacji o udzielonym zwolnieniu.
Wady dotychczasowego systemu z punktu widzenia pracodawcy
Zasadniczą wadą systemu opartego na wystawianiu papierowych zwolnień – nawet na druczkach – była czasochłonność, niejednokrotnie pojawiały się też błędy w danych pacjenta. Takie zwolnienie musiało być następnie dostarczone pracodawcy i do ZUS – pod rygorem obniżenia należnego mu zasiłku. Pracownik więc musiał więc w terminie 7 dni zwolnienie dostarczyć samodzielnie lub prosić kogoś o jego złożenie osobiście lub za pośrednictwem poczty.
Kontrola pracownika na L4
Termin 7 dni na dostarczenie zwolnienia skutkował tym, że zwolnienia krótkotrwałe w praktyce pozostawały poza możliwością kontroli. Trudno było sprawdzić czy pracownik rzeczywiście był chory. Czy nie spędzał zwolnienia, wykonując np. remont mieszkania lub na innej pracy zawodowej (pobierając jednocześnie świadczenia z ubezpieczenia – gdy w takich sytuacjach powinni brać zwolnienia bezpłatne). Co do zasady do 33 dni w roku kalendarzowym świadczenie jest finansowane przez pracodawcę, a dopiero za kolejne dni przez ZUS. W rezultacie pracodawca tracił nie tylko pracownika, ale też konkretne pieniądze na nienależnie w takich wypadkach wypłacanie świadczeń.
Łatwiejsza kontrola pracownika przez pracodawcę i ZUS
Zgodnie z przepisami wykonawczymi pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych może samodzielnie kontrolować m.in. prawidłowość wykorzystania zwolnienia lekarskiego. Kontrolę przeprowadzić może także ZUS z własnej inicjatywy. W sytuacji dostarczenia zwolnienia, np. w 7 dniu w praktyce uniemożliwiała skuteczną kontrolę. Sytuacji tej zaradzić ma elektroniczne zwolnieni, gdyż tak ZUS, jak i pracodawca posiadający darmowy dostęp do systemu ZUS będzie od razu, w trybie on-line, informowany o wystawionym zwolnieniu i jego treści. Za pośrednictwem sytemu PUE ZUS pracodawca może skierować wniosek do ZUS o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wystawionego zwolnienia.
Kontrola pracowników nie jest oczywiście obligatoryjna. Wprowadzenie elektronicznych zwolnień pozwoli jednak na efektywniejszą kontrolę osób, które podejrzanie często korzystają z krótkotrwałych zwolnień. W teorii kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia może mieć miejsce już następnego dnia po wizycie lekarskiej.
e-ZLA – ułatwienia
W założeniu system elektronicznych zwolnień będzie pozwalał na znaczne skrócenie czasu ich wystawiania w stosunku do tradycyjnych L4 (system będzie automatycznie uzupełniał dane pacjenta etc.). Zwolnienie elektroniczne będzie od razu „dostarczone” do ZUS i pracodawcy (posiadającego dostęp do systemu PUE ZUS), odpadnie więc konieczność jego przesyłania. W związku z tym, że pracodawcy zatrudniający do 4 pracowników nie mieli obowiązku założenia swojego profilu w systemie PUE ZUS. W takiej sytuacji po rejestracji zwolnienia w systemie przez lekarza wyda on pacjentowi wydruk w celu jest dostarczenia pracodawcy. Wystawienie elektronicznego zwolnienia nie zwalnia od obowiązku wystawienia do ZUS wniosku o wypłatę świadczeń. Przy czym płatnik posiadający profil PUE ZUS może zrobić na za jego pośrednictwem.
e-ZLA – problemy w praktyce
W teorii system elektronicznych zwolnień ograniczy „papierologię” oraz przyspieszy obrót dokumentami. Powinien też działać dyscyplinująco na pracowników wykorzystujących zwolnienia niegodnie zaleceniami lekarza, czy też po prostu symulującymi choroby. Ma również wpłynąć na samych lekarzy, którzy z takich nieuzasadnionych zwolnień musieli by się tłumaczyć (nie wykluczając ostatecznie także pociągnięcia do odpowiedzialności karnej).
W praktyce zdarza się, że system ten zamiast ułatwiać pracę wydłuża ją z powodu usterek technicznych, czy problemów z dostępem do systemów ZUS. Również nie każdy gabinet lekarski jest w pełni zinformatyzowany, jak i pewne grupy lekarzy (głównie starszych) nieobeznanych z obsługą komputerów. Wówczas wystawianie e-ZLA stwarza im więcej problemów niż wystawianie zwolnień w tradycyjny sposób.