Wspólna odpowiedzialność pracowników dotyczy powierzonego łącznie im mienia z obowiązkiem wyliczenia się. Do mienia tego rodzaju zalicza się pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, narzędzia, instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze oraz innego rodzaju mienie. Za szkodę w takim przypadku pracownik odpowiada do pełnej wartości powierzonego mienia.
Pisemna umowa zawarta z pracodawcą
Podstawą wspólnej odpowiedzialności pracowników jest pisemna umowa zawarta z pracodawcą. Na jej podstawie odpowiedzialnością mogą zostać objęci pracownicy w zakładzie pracy lub w wydzielonej jego części, w której odbywa się sprzedaż, produkcja lub świadczenie usług, albo przechowuje się mienie stanowiące przedmiot powierzenia. Współodpowiedzialność pracowników polega na przyjęciu wspólnej odpowiedzialności materialnej za szkody spowodowane powstaniem niedoboru w powierzonym im łącznie mieniu.
Liczba osób objętych wspólną odpowiedzialnością za mienie
Możliwość zawarcia umowy obwarowana jest także limitem osób zatrudnianych: liczba pracowników nie może przekraczać ośmiu osób przy pracy na jedną zmianę, dwanaście osób przy pracy na dwie zmiany oraz szesnaście osób przy pracy na trzy zmiany. Wyjątek stanowi § 2 ust. 2 rozporządzenia, który stanowi, że w zakładach usługowych, sklepach samoobsługowych oraz zakładach żywienia zbiorowego liczba ta nie może przekroczyć 24 osób na zmianę. Zawarcie umowy uzależnione jest od wyrażenia zgody przez wszystkich pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy. Każda zmiana składu pracowników, którzy na podstawie umowy przyjęli wspólną odpowiedzialność powoduje potrzebę zawarcia nowej umowy.
Łączne powierzenie mienia wszystkim pracownikom
Samo zawarcie umowy przez wszystkich pracowników nie kreuje jeszcze współodpowiedzialności, ponieważ do jej zaistnienia niezbędne jest łączne powierzenie mienia wszystkim pracownikom, którzy wskazaną odpowiedzialnością mają zostać objęci. Prawidłowe powierzenie następuje na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej przy udziale zainteresowanych pracowników, Ponadto, niezbędne jest zapewnienie im możliwości zgłaszania uwag co do prawidłowości sposobu prowadzenia inwentaryzacji. Pracownik powinien mieć także prawo wglądu do ksiąg rachunkowych pracodawcy w zakresie dotyczącym rozliczenia powierzonego mienia oraz prawo uczestnictwa w przyjmowaniu mienia.
Niedopuszczalna jest odpowiedzialność każdego pracownika za całość szkody
W naturę umowy o współodpowiedzialności pracowników wpisana jest odpowiedzialność pro rata parte. Oznacza to, że niedopuszczalna jest odpowiedzialność każdego pracownika za całość szkody. Pracownicy co do zasady odpowiadają w częściach określonych w umowie. Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, w której strata powstała wyłącznie z winy jednego lub kilku określonych pracowników. W takim przypadku za całość szkody lub za określoną jej część odpowiadają tylko sprawcy.
Poprzednia forma umowy o przyjęciu współodpowiedzialności pracowników
Do tej pory kwestię formy umowy o przyjęciu współodpowiedzialności pracowników regulował wprost Kodeks pracy, w którym wskazano, że powinna ona zostać zawarta w formie pisemnej. Ustawodawca nie wypowiedział się na temat rygoru niedochowania tej formy. Pomimo tego w doktrynie i orzecznictwie jednolicie przyjmowano, że niezachowanie formy pisemnej przy zawieraniu rzeczonej umowy powoduje jej nieważność (tak uchw. SN (7) z 18.4.1988 r., I PZP 28/97, OSNC 1988, Nr 12, poz. 165). Interpretację tę wywodzono z art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy.
Forma umowy o przyjęciu współodpowiedzialności pracowników od 2017 roku
Obecne brzmienie przepisu dotyczącego formy umowy zostało nadane Ustawą o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U. z 2016 r. poz. 2255). Zmiana ta weszła w życie 1 stycznia 2017 roku. Nowe regulacje wprost wskazują, że umowa o przyjęciu współodpowiedzialności pracowników powinna zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Mając jednak na uwadze wyżej wspomniane utrwalone w orzecznictwie podejście do tego zagadnienia, należy wskazać, że powyższa zmiana (a właściwie doprecyzowanie rygoru) nie ma przełomowego znaczenia dla stosowania omawianego przepisu.
Skutki niedochowania formy pisemnej
Skutkiem niedochowania formy pisemnej przy zawieraniu umowy o współodpowiedzialności materialnej pracowników jest jej nieważność. Oznacza to, że pracownicy za ewentualny niedobór w mieniu powierzonym odpowiadają na zasadach ogólnych, a więc według odpowiedzialności złagodzonej. Pracownik odpowiada:
- w granicach rzeczywistej straty pracodawcy,
- wysokość odpowiedzialności nie może przekraczać trzymiesięcznego wynagrodzenia,
- ciężar wykazania okoliczności obciążających pracownika zostaje przerzucony na pracodawcę.
W przypadku umów dotyczących współodpowiedzialności materialnej pracowników zawartych przed 1 stycznia 2017 roku, zgodnie z przepisami przejściowymi należy stosować przepisy w brzmieniu dotychczasowym. Oznacza to, że ocena ważności umowy będzie się odbywać na podstawie dotychczasowego orzecznictwa i dorobku doktryny.