Spór zbiorowy inicjuje zawsze podmiot reprezentujący prawa lub interesy pracowników. Istnieje od dnia wystąpienia przez podmiot uprawniony do pracodawcy z konkretnym żądaniem, jeżeli pracodawca nie uwzględnił w całości tego żądania w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 3 dni. Oznacza to, że spór powstaje z dniem odrzucenia żądań lub upływu wyznaczonego (nie krótszego niż 3 dni) dnia. Prawidłowe ustalenie daty rozpoczęcia sporu jest istotne z punktu widzenia obowiązku przestrzegania konkretnej procedury przewidzianej ustawą.
I etap sporu – rokowania
Pracodawca ma obowiązek podjąć niezwłocznie rokowania w celu rozwiązania sporu w drodze porozumienia, zawiadamiając równocześnie o powstaniu sporu właściwego inspektora pracy.
Nie może zwlekać z rozpoczęciem rokowań lub celowo prowadzić je w sposób opieszały, w szczególności, gdy organizacja związkowa uprzedza pracodawcę o możliwości podjęcia akcji strajkowej. Nie może odmówić prowadzenia rozmów ze stroną pracowniczą, długotrwale prowadzić rokowań ani odmówić podpisania protokołu rozbieżności. Pracodawca może bowiem w takiej sytuacji narazić się na postawienie zarzutu bezprawnego uniemożliwienia przeprowadzenia rokowań.
Stroną inicjatywną powinien być pracodawca. To on zazwyczaj „dysponuje technicznymi, organizacyjnymi i merytorycznymi możliwościami przeprowadzenia rokowań” (wyrok SA w Gdańsku z dnia 16.10.2012 r. sygn.a kt I ACa 540/12).
Ustawa nie reguluje sposobu ani zasad prowadzenia rokowań, ale jak trafnie zauważył Sąd w przywołanym wyżej wyroku „(…) Jako strona profesjonalna powinien (pracodawca) posiadać odpowiednią wiedzę co do sposobu zachowania przy prowadzeniu sporu zbiorowego, ewentualnie w razie potrzeby może skorzystać z pomocy profesjonalisty”.
Bez wątpienia rokowania powinny być prowadzone zgodnie z zasadą dobrej wiary i z poszanowaniem słusznych interesów dwóch stron sporu. Nie powinno dochodzić do naruszeń dóbr osobistych osób uczestniczących w spotkaniach.
Bardzo często rokowaniom towarzyszy wymiana informacji, dokumentów, które zawierają informacje organizacyjne przedsiębiorstwa oraz posiadają wartość gospodarczą. Zgodnie z art. 11 ust. 4 uoznk przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Przepis ten wymagała łącznego wystąpienia trzech przesłanek: 1) informacji mającej charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub posiada wartość gospodarczą; 2) nie ujawnienie jej do wiadomości publicznej; 3) podjęcie w stosunku do niej niezbędnych działań w celu zachowania poufności. Informacja nieujawniona do wiadomości publicznej to informacja nieznana ogółowi lub osobom, które ze względu na prowadzoną działalność są zainteresowane jej posiadaniem. Taka informacja staje się „tajemnicą przedsiębiorstwa”, kiedy przedsiębiorca ma wolę, by została ona tajemnicą dla pewnych kół odbiorców, konkurentów i wola ta dla innych osób musi być rozpoznawalna. Bez takiej woli, choćby tylko dorozumianej, informacja może być nieznana, ale nie będzie tajemnicą. Informacja nieujawniona do wiadomości publicznej traci ochronę prawną, gdy inny przedsiębiorca dowiedzieć się o niej może drogą zwykłą i dozwoloną, a więc np. gdy pewna wiadomość jest przedstawiana w pismach fachowych, folderach, na stronach internetowych itp. Jednocześnie „tajemnica” nie traci swojego charakteru przez to, że wie o niej pewne ograniczone grono osób, zobowiązanych do dyskrecji w tej sprawie, jako pracownicy przedsiębiorstwa lub inne osoby, którym przedsiębiorca powierza informację. Ważne, by sam przedsiębiorca nie udostępniał tych informacji publicznie i w razie sporu mógł wykazać, że podjął działania w celu zachowania poufności danych. Działaniami takimi mogą być np. klauzule umowne, zawarte zobowiązania do ochrony informacji stanowiących tajemnicę innych podmiotów, wewnętrzne regulaminy. Pracodawca każdorazowo przekazując dane związkom zawodowym powinien zastrzegać, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 uoznk i nie mogą być przez związek upubliczniane w gablotach, w gazetkach zakładowych, na stronach internetowych itp.
Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że już na tym wstępnym etapie korzystnym dla obu stron jest zawarcie porozumienie co do sposobu prowadzenia rokowań, w szczególności ustalenia trybu i częstotliwości spotkań, sposobu przekazywania sobie dokumentów, możliwości ujawniania treść rozmów lub otrzymanych w trakcie rokowań dokumentów. Takie porozumienie z pewnością może pomóc w zapobieżeniu eskalacji konfliktu, który zazwyczaj już istnieje.
W przypadku uzyskania konsensusu rokowania kończą się spisaniem porozumienia, a spór zostaje zakończony.
Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia spisują protokół rozbieżności, a spór przechodzi w kolejną fazę. Związek może jednak zawsze odstąpić od zgłoszonych żądań i spór zakończyć.